Avant l’arrivée de la première application web de gestion des processus d’affaires iGeny Pro, un service d’adjointes virtuelles réparties en matrice relevait de la fiction. Aujourd’hui, grâce à cette importante innovation, les conseillers en sécurité financière et les cabinets de services financiers canadiens peuvent avoir accès à un nombre quasi-illimité d’adjointes ultra-spécialisées, à un coût bien inférieur au modèle traditionnel.
Que signifie « adjointes virtuelles réparties en matrice »?
Nous avons créé quatre matrices distinctes dans lesquelles sont intégrées toutes nos adjointes :
- Relations d’affaires : les adjointes affectées à cette matrice ont une personnalité extravertie puisqu’elles sont en interaction constante avec les conseillers utilisant notre service et leurs clients.
- Service à la clientèle : les adjointes affectées à cette matrice ont une personnalité introvertie puisqu’elles doivent exécuter, traiter et faire le suivi de toutes les demandes de service qui leur sont acheminées à travers iGeny Pro par les adjointes de la matrice « Relations d’affaires ».
- Nouvelles affaires : les adjointes affectées à cette matrice ont une personnalité curieuse puisqu’elles doivent traiter et faire le suivi de toutes les nouvelles affaires soumises par les conseillers utilisant notre service.
- Support administratif : les adjointes affectées à cette matrice ont une personnalité introvertie puisqu’elles doivent accomplir des tâches administratives demandant de la précision, telles que la numérisation, le traitement du courrier, le traitement des notifications d’alerte (ex. : avis de chèque retourné sans provision) reçues de la part des assureurs et des sociétés de fonds d’investissement, etc.
Quels sont les avantages de la répartition des rôles en « matrices »?
Ils sont innombrables. Les plus importants seraient certainement les suivants :
- Une adjointe est intégrée dans une matrice en fonction de son type de personnalité. Nous réduisons ainsi considérablement les chances que son rôle ne lui convienne pas ou qu’il finisse par l’ennuyer.
- Puisque leur rôle correspond parfaitement à leur type de personnalité, les adjointes deviennent de véritables expertes dans leur rôle respectif. Elles commettent peu d’erreurs et leur estime de soi ne cesse de grandir.
- L’utilisation d’iGeny Pro permet à nos adjointes de :
- Travailler à partir de n’importe où, incluant leur domicile;
- Agir en équipes de travail, faisant en sorte que la première adjointe qui se libère peut immédiatement traiter la plus urgente des activités qui apparaissent dans son tableau de bord;
- Gérer leurs vacances, congé de maladie, départ à la retraite ou autre d’un simple clic de souris. Durant une telle période d’absence, tous les suivis à venir sont automatiquement transférés dans le tableau de bord des autres adjointes faisant partie de la même équipe de travail.
